1. 5S là gì?

5S là một phương pháp quản lý trong doanh nghiệp, với mục tiêu là đảm bảo không gian làm việc luôn có tổ chức, môi trường làm việc sạch sẽ thoáng mát, các đồ dùng liệu luôn được sắp xếp đúng chỗ, ngăn nắp. Những điều này đều hướng đến kết quả cuối cùng là rút ngắn thời gian lãng phí, nâng cao năng suất và hiệu quả trong công việc được tối ưu nhất.

Được hình thành và bắt nguồn từ đất nước Nhật Bản, 5S trong tiếng Nhật được viết tắt và được hiểu là: Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc), Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

Còn trong Tiếng Anh, 5S sẽ được hiểu như sau: Sort; Straighten (Set in Order); Shine; Standardize; Sustain.

Điểm chung giữa Kaizen và 5S đó là việc cải tiến quy trình làm việc liên tục. Theo cách hiểu đơn giản hơn, 5S là nền tảng cho doanh nghiệp áp dụng và triển khai Kaizen, khi đã có một hệ thống tổ chức công việc bài bản, doanh nghiệp sẽ có nhiều cơ hội cải tiến hơn trong tương lai.

2. Nội dung của các quy tắc trong 5S

2.1 Seri – Sàng lọc

Với mục tiêu giữ lại những đồ dùng cần thiết và loại bỏ những thứ không còn hữu ích trong môi trường làm việc, quá trình này đòi hỏi sự quan sát và xác định các vật dụng không cần thiết trong khu vực công việc. Những vật dụng không cần thiết có thể được loại bỏ bằng cách lưu kho, chuyển đến nơi khác hoặc thậm chí tái chế, vứt bỏ.

2.2 Seiton – Sắp xếp

Sau khi đã hoàn thành quá trình sàng lọc, loại bỏ những vật dụng không cần thiết, thì quá trình sắp xếp theo phương pháp 5S cần được thực hiện theo một kế hoạch cụ thể, đảm bảo tính tiện ích, sự thuận lợi trong việc sử dụng và bảo trì. Điều này có thể bao gồm việc xác định dựa trên không gian làm việc, tần suất sử dụng hoặc thứ tự ưu tiên.

2.3 Seiso – Sạch sẽ

Đây là công đoạn làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc. Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi làm việc, nơi chế tạo sản phẩm. Như vậy, SEISO (Sạch sẽ) phải được thực hiện hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày.

2.4 Seiketsu – Săn sóc

Theo thời gian, việc thực hiện 3S có thể đối mặt với nhiều thách thức. Nếu không có sự duy trì, những kẽ hở trong quy trình thực hiện có thể dẫn đến tình trạng doanh nghiệp quay trở lại với trạng thái ban đầu.

2.5 Shitsuke – Sẵn sàng

Shitsuke – sự sẵn sàng trong 5S, đặt ra mục tiêu tạo ra thói quen và ý thức tự giác trong việc duy trì đầy đủ và hiệu quả các quy trình 5S cho nhân viên. Điều này đảm bảo rằng mọi thành viên trong tổ chức luôn giữ tinh thần sẵn sàng chăm sóc cho môi trường làm việc của họ mà không cần sự nhắc nhở từ cấp trên hay người quản lý.